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Hi Mail: aumente a qualidade nas interações com o cliente

Os consumidores, cada vez mais engajados no processo de compra, desejam conhecer tudo que a marca pode oferecer. Acima disso, querem ser bem atendidos e ter os seus problemas resolvidos. Neste cenário, uma das grandes vantagens para os donos de empresas foi que a transformação do perfil do público consumidor veio acompanhada das inovações tecnológicas e de novas possibilidades de interação, permitindo que as marcas se aproximassem do cliente e conseguissem construir uma relação positiva a partir dos canais digitais.

O objetivo de uma empresa gira em torno da conquista de consumidores e o atendimento é a principal ferramenta utilizada para captar clientes. Por isso, o organograma do seu negócio deve ser pensado para atender bem consumidor, com um planejamento adequado às intenções da marca, com estratégias voltadas para a qualidade e para a eficiência, apostando sempre em soluções que possibilitam o melhor trabalho dentro da organização e focam no diferencial de uma boa gestão.

Para isso, existem diversas plataformas que podem ser integrados ao seu e-commerce ou ao site da sua empresa e que atendem as expectativas dos consumidores. Porém, se você deseja oferecer segurança e trabalhar de maneira assertiva, com o foco em construir laços de confiabilidade com o consumidor, então ofereça a ele a opção de interagir por e-mail e aumentar a qualidade do seu relacionamento com o cliente.

 

Personalização da plataforma e a qualidade nas interações

Os canais digitais utilizados ajudam tanto o dono da empresa quanto o cliente, que tem mais chances de receber aquilo que procura: um retorno qualificado. Quando se tem a disposição produtos que unem a rápida resolução de problemas com soluções que levam benefícios para a marca e para o consumidor, 50% do sucesso estão garantidos. Os outros 50% estão nas mãos da equipe de planejamento e gestão, que tem o poder de escolher as estratégias mais assertivas para o negócio e organizar um setor de atendimento eficiente.

Ao apostar no e-mail como solução para o atendimento do seu negócio você está investindo em qualidade nas interações. A plataforma da Hi, por exemplo, permite que a empresa selecione as palavras chaves para o atendimento e, a partir disso, o Hi Mail direciona o e-mail recebido para o operador certo.

Os atendimentos são distribuídos automaticamente, de forma inteligente, por skill ou por função, e são encaminhados para os agentes mais adequados a partir da definição de prioridades e alertas. Por isso, ao realizar o plano de negócio, é importante estabelecer prioridades para depois personalizar a plataforma de atendimento. Ao fazer isso, é possível indicar quais os alertas mais adequados e melhorar a organização do atendimento.

Um exemplo: como acontece com o Hi Mail – Se o cliente manda um e-mail e no assunto ou no corpo tem a palavra “reclamação”, o e-mail é encaminhado diretamente para a equipe escalada para atender esse tipo de interação ou para o setor especializado, que tem conhecimento sobre o que esta sendo solicitado no e-mail. Assim, não existe o perigo de uma interação ser esquecida, nem de deixar um cliente sem retorno e, dessa forma, fica mais fácil resolver qualquer questionamento do consumidor.

Portanto, para atingir o nível de exigência do cliente e, ao mesmo tempo, ter resultados positivos, a sua plataforma de atendimento deve funcionar com inteligência de busca. Com isso você pode assegurar que nenhuma solicitação fique pendente e que o cliente se sinta seguro por ter recebido (pelo menos) um primeiro retorno.

 

Conheça os principais benefícios para a empresa

Gerenciamento: Uma plataforma que realiza o gerenciamento da caixa de e-mail da sua empresa, além de otimizar as tarefas dos operadores, que vão receber as demandas de acordo com o nível de conhecimento sobre o assunto, facilita o trabalho do supervisor, que, no caso da Hi, pode acompanhar todas as movimentações de e-mails e verificar as pendências para logo alertar os operadores e resolve-las. Ainda assim é possível fazer o controle das horas destinadas a cada uma das interações e saber qual foi o operador responsável por ela.

 

Organização: Ter uma plataforma que possibilite a gestão do seu e-mail é essencial para a organização do dia a dia da sua empresa. Se a cada minuto do dia uma empresa receber um e-mail com dúvidas, reclamações ou até mesmo com comentários, a caixa de e-mail ficará lotada e é possível que os e-mails se percam e fiquem sem retorno. Então, para o seu negócio funcionar de maneira organizada é preciso adotar boas soluções de atendimento, que sejam eficazes na hora da distribuição de e-mails, como é o caso da Hi.

 

Produtividade e integração: Com a distribuição inteligente de e-mails é possível controlar a produtividade da sua equipe de atendimento. O supervisor do setor sabe as pausas, os horários e o tempo que cada operador levou para atender a um e-mail. Mas para realmente aumentar a produtividade é preciso investir em produtos como o da Hi que contam com recursos como respostas prontas, histórico unificado, corretor ortográfico, editor HTML, abas de integração, classificação e formulários. Além disso, com a Hi você pode aumentar a produtividade disponibilizando informações de outros sistemas para o agente no momento do atendimento e acionar facilmente outras áreas da empresa envolvidas no atendimento, gerenciando de maneira eficaz as pendências.

 

Controle das ações: Todo trabalho precisa ser controlado para ter sucesso. Porém, de nada adianta se os supervisores e gestores da sua empresa não puderem visualizar o volume das operações e os resultados dos atendimentos (se eles já foram resolvidos ou ainda se algum ainda precisa de retorno). Por isso, com o Hi Mail é possível fazer o controle em tempo real dos atendimentos, das filas, da produtividade de cada operador, entre outras ações, e também saber o motivo do contato do seu cliente, para gerar informação e melhorar os processos e produtos da empresa.

 

A qualidade do atendimento por e-mail em suas mãos

 Uma empresa que atua no mercado e tem como “braço direito” uma equipe de atendimento qualificada tende a ganhar em retornos positivos. Mas já pensou em ter a equipe ideal e contar com a ajuda de produtos como o Hi Mail para solucionar as questões dos seus consumidores de forma organizada, bem gerenciada e supervisionada? Aposte as suas fichas no melhor relacionamento com o cliente e aumente a qualidade das interações por e-mail. Contate a Hi Platform e saiba que com o Hi Mail você tem informações e recursos para gerir e otimizar sua operação de atendimento.

Publicado em 14 de fevereiro de 2017

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