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Gestão de e-mails: como a otimização pode melhorar o atendimento?

Tenha um controle diário dos e-mails recebidos na sua empresa e estabeleça um horário fixo para respondê-los. Não deixe essa ferramenta tão importante de lado!

Gestão de e-mails: como a otimização pode melhorar o atendimento?

 

Manter uma boa gestão de e-mails é estar a par de informações extremamente relevantes. Feedbacks de clientes, dúvidas recorrentes, reclamações e demandas de outros setores da empresa são apenas alguns exemplos que nos mostram como a caixa de e-mails não deve ser deixada em segundo plano.

Não importa a quantidade de e-mails recebidos por dia e o trabalho de ler um por um, é necessário que essa tarefa seja uma das prioridades do seu time de atendimento. Manter um controle meticuloso dos e-mails e responder todos eles potencializa seu relacionamento com seus consumidores.

Quer saber como melhorar a gestão de e-mails do time de atendimento da sua empresa? Continue a leitura, fique por dentro das nossas dicas e coloque-as em prática!

Faça um gerenciamento de e-mails

Invista em um software de gerenciamento de e-mails que consiga facilitar o trabalho do atendimento. Essa ferramenta pode organizar cada mensagem por assunto e estabelecer uma hierarquia de prioridade, identificando as mais urgentes.

Não se esqueça de responder às mensagens com frequência. Isso evita que seus remetentes se sintam frustrados e estreita os vínculos. Além disso, os e-mails recebidos podem ser utilizados como métricas para avaliar os serviços da sua empresa, gerenciar processos problemáticos e ter consciência dos feedbacks referentes aos serviços prestados.

Organize as mensagens por pastas

Para aumentar a produtividade no processo de leitura dos e-mails, tente manter as mensagens separadas por pastas. Você pode criar várias tags que definem o assunto dos e-mails.

Crie, por exemplo, divisões para: feedbacks, problemas a serem resolvidos, projetos em andamento etc. Assim, suas mensagens estarão separadas por necessidades de ação.

Estabeleça horários para ler as mensagens

Se você deixa para ler as mensagens apenas em um ou dois dias na semana com medo de atrasar outros serviços é hora de mudar de estratégia. Evite acúmulos na caixa de e-mails estabelecendo um horário fixo para verificar as mensagens.

Defina um intervalo para checar o e-mail, por exemplo, a cada duas ou três horas e, nesse momento, responda todas as mensagens. Dessa maneira você não corre o risco de deixar tarefas urgentes de lado e fica com os e-mails em dia.

Abrir as mensagens só para ter noção do assunto tratado é desperdício de tempo. Tenha em mente que ao abrir a caixa de e-mails e ler as mensagens você já está a meio passo de terminar o serviço. É necessário ter um cuidado ainda maior com as mensagens destacadas com pedidos de urgência. Responda-as imediatamente!

Envie apenas os e-mails necessários

Atente para os objetivos reais dos e-mails enviados. Envie apenas os e-mails necessários, pois, se você enviar muitas mensagens por dia, perderá mais tempo com as respostas.

Outra dica importante é ter atenção ao elencar as pessoas que receberão sua mensagem. Quanto mais pessoas você adicionar, mais respostas serão enviadas de volta para sua caixa de mensagens.

Crie pastas com respostas padronizadas

Existem e-mails repetitivos, com a mesma pergunta, elogio ou dúvida? Então sua resposta pode ser salva e utilizada nos próximos e-mails, como uma resposta padrão. Dessa forma você não deixa de responder os e-mails e ainda adquire um teor de formalidade interessante.

Fique atento à gestão de e-mails da sua organização. Uma má administração é prejudicial para a equipe e, também, para a sua empresa, gerando insatisfação e frustrações dos clientes. Mantenha uma comunicação alinhada com sua rotina e tente otimizá-la com as ferramentas tecnológicas disponíveis.

E aí, viu como é importante manter uma gestão de e-mails na sua empresa? Então continue com a gente e leia, também, nosso post sobre como fortalecer a relação com o seu cliente!

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